Réception, tri et acheminement des tâches entrantes

Le problème

Le traitement manuel des fichiers est un travail très long et ennuyeux. Les erreurs sont faciles à commettre. Les tâches arrivent par différentes voies, les opérateurs doivent donc surveiller plusieurs canaux.

La solution de Switch

Switch télécharge les fichiers à partir de votre serveur FTP ou de votre serveur de messagerie.

Une fois les fichiers téléchargés :

Ils sont automatiquement triés en fonction du type de fichier
Les tâches compressées sont décompressées
Les fichiers inconnus déclenchent immédiatement une notification par courrier électronique au client

Avantages

Libère les opérateurs pour des tâches plus exigeantes et le service client
Réduit les erreurs en assurant la cohérence grâce à un processus standardisé
Améliore la communication en alertant les opérateurs lorsque les tâches sont prêtes ou lorsque des problèmes sont détectés

Éléments de flux et modules utilisés pour ce cas

Réception FTP

Cet élément permet à Switch de télécharger automatiquement des tâches depuis votre serveur FTP (sécurisé). Switch va parcourir tous les sous-dossiers et détecter les tâches nouvellement téléchargées, même dans les sous-dossiers nouvellement créés, si les clients sont autorisés à créer les leurs. Il se souviendra également de l'endroit où il a trouvé chaque tâche, de sorte que ces informations pourront être utilisées ultérieurement pour créer une archive structurée ou envoyer des notifications par courrier électronique à la personne concernée.

Réception de courriers électroniques

Switch est également capable de lire les courriers électroniques, d'extraire les pièces jointes et de déplacer ces fichiers dans le flux automatiquement.

Ce faisant, il mémorise le contenu du courrier électronique, y compris l'expéditeur, ce qui vous permet de réutiliser ces informations ultérieurement (par exemple, pour renvoyer des confirmations ou des fichiers de problèmes au client).

Soumettre la hiérarchie

Cet outil peut surveiller n'importe quelle structure de dossiers dans votre réseau local et fonctionne de manière très similaire à l'outil FTP, c'est-à-dire qu'il numérise également les dossiers imbriqués à la recherche de nouvelles tâches et se souvient de leur emplacement d'origine.

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