Ricezione, ordine e inoltro dei lavori in arrivo

Il problema

L’elaborazione manuale dei file richiede molto tempo ed è un compito particolarmente noioso. È facile sbagliare. I lavori arrivano in modalità diverse e quindi gli operatori hanno bisogno di monitorare vari canali.

La soluzione Switch

Switch scarica i file dal tuo server FTP o email.

Una volta che i file sono stati scaricati:

Questi vengono organizzati in maniera automatica sulla base del tipo di file
I lavori compressi vengono decompressi
I file sconosciuti attivano immediatamente l’invio di una notifica tramite email al cliente

Vantaggi

Gli operatori possono dedicarsi a lavori più difficili e al servizio clienti
Diminuiscono gli errori grazie alla coerenza garantita da un processo standardizzato
Migliora la comunicazione grazie alle allerte che comunicano agli operatori che i lavori sono pronti o che è stato rilevato un problema

Elementi e moduli di flusso utilizzati in questo caso

Ricezione tramite FTP

Questo elemento consente a Switch di scaricare automaticamente i lavori dal tuo server FTP (sicuro). Switch scansiona tutte le sottocartelle in modo da rilevare i lavori che sono stati caricati da poco anche nelle sottocartelle appena create, se i clienti sono autorizzati a creare le proprie cartelle. Inoltre, ricorda in quale posizione ha trovato ciascun lavoro in modo che questa informazione possa poi essere utilizzata per creare un archivio strutturato oppure per inviare notifiche tramite email alla persona giusta.

Ricezione tramite email

Switch è anche in grado di leggere le email, estrarre gli allegati e spostare questi file nel flusso in maniera automatica.

Nel frattempo, ricorda il contenuto dell’email, compreso il mittente, il che ti permette di riutilizzare queste informazioni in seguito (ad esempio, per inviare al cliente le conferme oppure i file che presentano problemi).

Gerarchia di invio

Questo strumento è in grado di monitorare qualsiasi struttura di cartella nella tua rete locale e funziona in maniera analoga allo strumento FTP, ossia anche questo scansiona le cartelle annidate per verificare se sono presenti nuovi lavori e ne ricorda la posizione originale.

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