Eingehende Aufträge entgegennehmen, sortieren und weiterleiten

Das Problem

Das manuelle Verarbeiten von Dateien ist eine sehr zeitaufwändige und eintönige Arbeit. Dabei können leicht Fehler gemacht werden. Aufträge gehen auf verschiedenen Wegen ein, sodass die Bediener mehrere Kanäle überwachen müssen.

Die Switch-Lösung

Switch lädt die Dateien von Ihrem FTP- oder E-Mail-Server herunter.

Nach dem Download:

Dateien werden automatisch nach Dateityp sortiert
Komprimierte Aufträge werden nicht komprimiert
Unbekannte Dateien lösen eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden aus

Vorteile

Stellt Bediener für anspruchsvollere Arbeiten und Kundendienst frei
Reduziert Fehler durch einen konsistenten, standardisierten Ablauf
Verbessert Kommunikation, indem Bediener benachrichtigt werden, wenn Aufträge bereit sind oder Probleme erkannt werden

Für diesen Anwendungsfall benötigte Ablaufelemente und Module

FTP-Eingang

Mit diesem Element kann Switch Aufträge automatisch von Ihrem (sicheren) FTP-Server herunterladen. Switch durchsucht alle Unterordner und erkennt neu hochgeladene Aufträge auch in neuen Unterordnern, falls Kunden eigene Ordner anlegen dürfen. Außerdem speichert Switch die Speicherorte aller Aufträge, sodass anhand dieser Informationen später ein strukturiertes Archiv erstellt oder eine E-Mail-Benachrichtigung an den korrekten Empfänger gesendet werden kann.

E-Mail-Eingang

Switch kann auch E-Mails lesen, Anhänge extrahieren und diese Dateien automatisch in den Ablauf verschieben.

Dabei wird der Inhalt der E-Mail einschließlich des Absenders gespeichert, sodass Sie diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden (z. B. Bestätigungen oder fehlerhafte Dateien an den Kunden zurücksenden) können.

Übermittlungshierarchie

Dieses Werkzeug kann jede Ordnerstruktur in Ihrem lokalen Netzwerk überwachen und funktioniert sehr ähnlich wie das FTP-Tool, d.h. es durchsucht ebenfalls die verschachtelten Ordner nach neuen Aufträgen und speichert ihren ursprünglichen Speicherort.

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